Beschluss:

 

Die vorgelegte Neufassung der Geschäftsordnung für die Sitzungen des Rates und der Ausschüsse wird beschlossen.

Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen

Der Bürgermeister erinnerte vorab daran, dass allen Fraktionen die geänderte Geschäftsordnung bereits im Mai mit der Bitte um Beratung zugegangen sei. Er sei der Aufforderung nachge­kommen, die Bezeichnungen der Funktionen in der Geschäftsordnung in weiblicher und männli­cher Form auszuführen. Zur weiteren Vorgehensweise schlug er vor, dass der Antrag der CDU vom 07.11.2013 vorab beraten und über die Positionen einzeln abgestimmt werde. Anschließend werde über den Beschlussvorschlag mit eventuellen Änderungen abgestimmt.

 

Frau Scharrenbach erläuterte den Antrag der CDU-Fraktion. Ihre Fraktion könne einige Ände­rungen, die seitens der Verwaltung vorgenommen worden seien, nicht mittragen.

Dies wäre zum einen die 10-Tages-Frist für schriftliche Anfragen der Fraktionen vor einer Rats­sitzung. Gleichzeitig solle aber die Ladungsfrist auf 6 Tage verkürzt werden. Zum an­deren sei es ihrer Fraktion wichtig, dass gem. § 1 Abs. 3 der Geschäftsordnung Erläuterungen zu schriftlichen Vorlagen beigeben werden sollen. Dies ermögliche eine sorgfältigere Vorbereitung durch die Fraktionen. Sie sehe ihre Rechte als Ratsmitglied beeinträchtigt, da teilweise nur mündli­che Berichte seitens der Verwaltung geliefert würden und es keine schriftlichen Vorlagen mehr gäbe. Sie merkte an, dass die laufende Nr. 9 im Antrag hinsichtlich des Datenschutzes bereits im aktuell vorliegenden Entwurf der neuen Geschäftsordnung umgesetzt worden sei.

 

Der Bürgermeister akzeptierte die Pauschalität der Feststellungen nicht und wies diese zurück. Er betonte, dass den Einladungen überwiegend schriftliche Vorlagen beigefügt seien. Dass Berichte in mündlicher Form erfolgen und im Anschluss über das Thema diskutiert werde, sei ein übliches Verfahren.

 

Herr Eisenhardt kritisierte, dass die Fraktionen immer weniger Zeit hätten, sich intensiv auf Sitzungen vorzubereiten. Er nannte hierzu das Beispiel des mündlichen Vortrags des Finanzberichtes der letzten Sitzung des  Haupt- und Finanzaus­schusses. Zur besseren Vorbereitung wäre eine schriftliche Vorlage vorab wünschenswert gewe­sen. Er forderte, die Rechte der Opposition zu stärken.

 

Der Bürgermeister wies diese Äußerung zurück. Es wür­den keine demokratischen Rechte der Fraktionen eingeschränkt. Er merkte an, dass mündliche Berichte stets schriftlich mit der Niederschrift zugingen. Im übrigen sei grundsätzlich genügend Zeit zur Vorbereitung gegeben.

 

Frau Dyduch merkte kurz an, dass sie keine Grundsatzdebatte führen wolle.

 

Herr Eckhardt stellte für seine Fraktion klar, dass er sich nicht in demokratischen Rechten durch gegebene Verfahrensabläufe beschnitten fühle.

 

 

Beratung und Abstimmung über den CDU-Antrag

 

Nr. 1a) des CDU-Antrages:

 

Der Bürgermeister resümierte, dass die von der CDU-Fraktion beantragte Pflicht zur Erstellung von Vorlagen und die Hinweispflicht auf Beschreibung finanzieller Auswirkungen weit über die Pflicht der Verwaltung und des Bürgermeisters gemäß der Gemeindeordnung hinaus gehe. Er schlage dem Rat vor, diese Formulierung nicht anzunehmen.

 

Frau Dyduch sprach sich dafür aus, dass die Formulierung des. § 1 Abs. 3 nicht verändert werden solle. Die Verwaltung sei zu sehr gebunden, wenn die Formulierung, wie im Antrag ge­fordert, übernommen werde. Ob der Einladung schriftliche Vorlagen beizufügen seien, müsse sich jeweils aus dem Sachverhalt ergeben. Sie vertraue auf die Professionalität der Verwaltung. Sie merkte an, dass Vorlagen Angaben zu finanziellen Auswirkungen beinhalten würden, wenn es sinnvoll und erforderlich sei. Es solle nicht eine zwingende Notwendigkeit festgelegt werden.

 

Frau Schaumann hielt es für sinnvoll, dass Vorlagen immer finanzielle Auswirkungen darlegten. Bei anderen Kommunen oder auch bei Kreisvorlagen sei dies üblich.

 

Herr Hasler führte aus, dass beide Formulierungen („können“ und „sollen“) einen Ermessungs­spielraum ließen. Er fände die Formulierung „sollen“ als angemessener, da eine bessere Sit­zungsvorbereitung gewährleistet werde. Weiter sprach er sich für eine generelle Beschreibung finanzieller Auswirkungen aus. Dies wäre in allen Nachbarstädten gängige Praxis.

 

Herr Kühnapfel merkte an, dass diese Forderung der NKF-Systematik widerspräche, da vom Rat nicht mehr jede einzelne Haushaltsposition beschlossen werde. Er fühle sich von der Verwaltung ausreichend informiert und betonte, dass er sich nicht in seinen Rechten als Ratsherr der Opposition benachteiligt fühle. Die beantragte Formulierung sehe er als nicht notwendig an.

 

 

Beschluss:

 

Gem. § 1 Abs. 3 der Geschäftsordnung sollen Erläuterungen zu den einzelnen Verhandlungs­gegenständen (Vorlagen) beigegeben werden. Die Vorlagen haben Hinweise auf die finanziellen Auswirkungen eines Beschlusses bzw. Vorhabens inkl. einer Darstellung der sog. Folgekosten zu enthalten.

 

Abstimmungsergebnis: mit 28 Gegenstimmen und 2 Enthaltungen mehrheitlich abgelehnt

 

 

Nr. 1b) des CDU-Antrages:

 

Der Bürgermeister teilte mit, dass aus Sicht der Verwaltung dieser Zusatz nicht in der Ge­schäftsordnung verankert werden müsse. Es werde keine Datei verschickt, sondern nur ein Link, der Passwort geschützt sei. Dies reiche aus Datenschutzgründen vollkommen aus und aufgrund dessen sei diese Ergänzung nicht erforderlich. Er empfehle dem Rat, diese Formulierung nicht anzunehmen.

 

Beschluss:

 

Gem. § 1 Abs. 3 der Geschäftsordnung können Vorlagen, die für nicht-öffentliche Sitzungen be­stimmt sind, nur dann auf elektronischem Wege übermittelt werden, wenn sichergestellt ist, dass ein unberechtigter Zugriff Dritter auf diese Datei nicht möglich ist.

 

Abstimmungsergebnis: Bei 33 Gegenstimmen mehrheitlich abgelehnt

 

 

Nr. 2) des CDU-Antrages:

 

Der Bürgermeister sprach sich für den Punkt des CDU-Antrages aus. Er halte ihn für eine sinn­volle Ergänzung und empfehle dem Rat, diese Antragsposition anzunehmen.

 

Beschluss:

 

Gem. § 1 Abs. 4 der Geschäftsordnung haben das jeweilige Ratsmitglied, der jeweilige Ortsvor­steher sowie die jeweiligen Beigeordneten zu gewährleisten, dass bei elektronischem Versand i.S.d. § 1 Abs. 2 der Geschäftsordnung der erforder­liche Speicherplatz im Posteingang der von ihnen angegebenen elektronischen Adresse zur Verfügung steht. Fristversäumnisse i.S.d. § 2 der Geschäftsordnung, die durch mangelnden Speicherplatz im Posteingang des jeweiligen Empfäng­ers entstehen, führen nicht zur Verfristung und sind von dem Empfänger zu vertreten.

 

Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen

 

 

Nr. 3) des CDU-Antrages:

 

Der Bürgermeister erklärte, dass er die Ladungsfrist wie von der CDU gefordert, für proble­matisch halte, da aufgrund des Postweges bei Montags-Sitzungen die Frist kaum eingehalten werden könne. Bei Änderung müsse damit gerechnet werden, dass zunehmend Vorlagen nachgereicht werden müssten.

 

Frau Scharrenbach verwies zur Begründung der gewünschten Ladungsfrist auf die Musterge­schäftsordnung des Städte- und Gemeindebundes. Die Verkürzung der Ladungsfrist ginge zu Lasten der Ratsmitglieder.

 

Herr Kühnapfel sprach sich für diesen CDU-Antrag aus, da seine Fraktion montags Sitzung habe und die notwendigen Unterlagen dann eher zur Verfügung stehen wür­den.

 

Herr Kloß begrüßte eine längere Ladungsfrist, die es ihm ermögliche sich besser auf Rats- und Ausschusssitzungen vorzubereiten.

 

Auch Herr Grosch befürwortete den Antrag, räumte aber ein, dass er die Problematik der Verwaltung verstehe.

 

Frau Dyduch teilte mit, dass sie die geschilderte Problematik der Fraktionen nachvollziehen könne. Eine 7-Tages-Frist hielt sie für vorstellbar, auch wenn in diesem Fall mitunter Vorlagen nachge­reicht werden müssten.

 

Der Bürgermeister schlug vor, bei der aktuellen Formulierung zur La­dungsfrist zu bleiben. Weiter bot er an, die Einladungen per E-Mail am Tag der Postabsendung den Fraktionen zuzuleiten. So wären volle 7 Tagen gewährleistet.

 

Beschluss:

 

Gem. § 2 Abs. 2 der Geschäftsordnung muss die Einladung den Ratsmitgliedern mindestens 7 volle Tage vor dem Sitzungstag, den Tag der Absendung mit eingerechnet, zugehen.

 

Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen

 

 

Nr. 4) des CDU-Antrages:

 

Der Bürgermeister stellte klar, dass diese Antragsposition für die Verwaltung kaum leistbar sei. Er schlage dem Rat vor, diesen Punkt nicht anzunehmen.

 

Herr Eisenhardt verwies auf die Mustergeschäftsordnung des Städte- und Gemeindebundes. Es müsse in einer Verwaltung möglich sein, innerhalb von 5 Tagen Fragen der Ratsmitglieder zu beantworten. Schriftliche Antworten kämen zudem nur in Betracht, wenn das Ratsmitglied es ausdrücklich ver­lange.

 

Der Bürgermeister argumentierte, dass die vorgeschlagene Antwortfrist von 10 Tagen erfahrungsgemäß benötigt würde, um eine vernünftige Antwort auf die Fragen zu geben. Ob die Antwort mündlich oder schriftlich gegeben werde, entscheide das Ratsmitglied, so sehe es die Regelung vor.

 

Frau Dyduch sprach sich für den Entwurfsvorschlag aus. Der Verwaltung sei eine an­gemessene Bearbeitungsfrist, insbesondere bei komplexen Sachverhalten, einzuräumen.

 

Frau Scharrenbach teilte mit, dass schriftliche Antworten meist der Ausnahmefall seien. Die meisten Antworten würden in den Sitzungen mündlich gegeben oder es werde auf das Protokoll verwiesen. Sie verwies auf die Mustergeschäftsordnung, die auch auf Erfahrungswerten basiere. Diese sei vollkommen ausreichend.

 

Frau Dyduch entgegnete, dass Verwaltungsmitarbeiter grundsätzlich zunächst ihre üblichen Aufgaben und Tätigkeiten zu erledigen hätten. Dazu gehören die Ratsanfragen nicht. In 5 Tagen komplexe Antworten zu liefern, halte sie für unangemessen. Sie sehe daher keinen Grund, die Frist zu verkürzen.

 

Auf Anfrage von Frau Werning erklärte der Bürgermeister, dass es hier um Fragen gehe, die keinen Tagesordnungsbe­zug haben. Fragen zur Tagesordnung oder Beschlussvorlagen könnten jederzeit in der Ratssit­zung gestellt werden.

 

Herr Grosch berichtete, dass Anfragen seiner Fraktion zweimal zurückgewiesen worden seien, da sie für die Verwaltung zu umfangreich gewesen seien.

 

Der Bürgermeister bestätigte dies. Er machte erneut deutlich, dass qua­litativ bessere Antworten der Verwaltung eine längere Bearbeitungszeit erforderten.

 

Herr Eisenhardt kritisierte die Verwaltung in ihren Arbeitsabläufen, da sie für die Beantwortung von Fragen mehr Zeit in Anspruch nehmen wolle.

 

Der Bürgermeister hielt diese Aussage den Mitarbeitern gegenüber für nicht fair.

 

 

Beschluss:

 

Gem. § 17 Abs. 1 der Geschäftsordnung ist jedes Ratsmitglied berechtigt, schriftliche Anfragen, die sich auf Angelegenheiten der Stadt beziehen, an den Bürgermeister zu richten. Anfragen sind mindestens 5 Werktage vor Beginn der Ratssitzung dem Bürgermeister zuzuleiten. Die Be­antwortung hat schriftlich zu erfolgen, wenn der Fragesteller es verlangt. Die schriftliche Beant­wortung ist allen Ratsmitgliedern zur Information zuzuleiten.

 

Abstimmungsergebnis: mit 28 Gegenstimmen und 3 Enthaltungen mehrheitlich abgelehnt

 

 

Nr. 5) des CDU-Antrages:

 

Der Bürgermeister teilte den Ratsmitgliedern mit, dass gegen die Ergänzung im § 18 Abs. 3 der Geschäftsordnung nichts einzuwenden sei und rät, diesen Vorschlag anzunehmen.

 

Beschluss:

 

Gem. § 18 Abs. 3 der Geschäftsordnung erfolgt die Beantwortung der Anfrage im Regelfall mündlich durch den Bürgermeister. Ist eine sofortige Beantwortung nicht möglich, so kann der Fragesteller auf schriftliche Beantwortung verwiesen werden. Die schriftliche Beantwortung ist allen Ratsmitgliedern zur Information zuzuleiten. Eine Aussprache findet nicht statt.

 

Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen

 

 

Nr. 6) des CDU-Antrages:

 

Der Bürgermeister schlug vor, im Hinblick auf die Formsicherheit bei der einzelnen Aufzählung der Paragrafen zu bleiben und den Vorschlag der CDU-Fraktion nicht anzunehmen.

 

Frau Scharrenbach teilte mit, dass es ihr hier um den § 17 ginge, der in der Aufzählung fehlen würde.

 

Frau Dyduch stellte klar, dass der Vorschlag der CDU-Fraktion mit der laufenden Nr. 8) korres­pondiere.

 

Daraufhin zog die CDU-Fraktion den Vorschlag mit der laufenden Nr. 6) zurück.

 

 

Nr. 7) des CDU-Antrages:

 

Der Bürgermeister erklärte, dass der Vorschlag der CDU-Fraktion zur Klarstellung diene und er schlage somit vor, den Zusatzsatz zu § 27 anzunehmen.

 

Beschluss:

 

Gem. § 27 Abs. 3 der Geschäftsordnung werden die Einladungen dem Bürgermeister, allen Ratsmitgliedern, Ortsvorstehern, Ausschussmitgliedern des jeweiligen Ausschusses, deren Stellvertretern und den Beigeordneten zugesandt. Die Übersendung dieser Vorlage richtet sich nach der jeweiligen Form der Übersendung i.S.v. § 1 Abs. 2 der Geschäftsordnung.

 

Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen

 

 

Nr. 8) des CDU-Antrages:

 

Der Bürgermeister schlug vor, diesen zusätzlichen Absatz aufzunehmen.

 

Beschluss:

 

Gem. § 27 Abs. 9 der Geschäftsordnung findet § 17 dieser Geschäftsordnung auch auf Aus­schüsse Anwendung.

 

Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen

 

 

Nr. 9) des CDU-Antrages:

 

Der Bürgermeister teilte mit, dass § 31 versehentlich unvollständig abgefasst worden sei. Er schlug vor, diesen Punkt des CDU-Antrages anzunehmen.

 

Beschluss:

 

Gem. § 31 sind vertrauliche Unterlagen unverzüglich und dauerhaft zu vernichten bzw. zu lö­schen, wenn diese für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden.

Bei vertraulichen Beschlussunterlagen einschließlich aller damit in Zusammen­hang stehenden Unterlagen ist dieses regelmäßig anzunehmen, wenn die Nie­der­schrift über die Sitzung, in der der jeweilige Tagesordnungspunkt abschlie­ßend behandelt wurde, genehmigt ist.

 

Bei einem Ausscheiden aus der Gemeindevertretung oder einem Ausschuss sind alle vertrauli­chen Unterlagen sofort dauerhaft zu vernichten bzw. zu löschen.

Die Unterlagen können auch der Gemeindeverwaltung zur Vernichtung bzw. Löschung überge­ben werden.

Die ausgeschiedenen Mitglieder haben die Vernichtung bzw. die Löschung aller vertraulichen Unterlagen gegenüber der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister schriftlich zu bestätigen.

 

Abstimmungsergebnis: einstimmig angenommen