TOP Ö 1: Bericht der Gemeindeprüfungsanstalt über die Personal- und Organisationsuntersuchung des Jugendamtes

Herr Brüggemann berichtete einleitend, dass bereits Ende der 90er Jahre eine interne Organisationsuntersuchung durchgeführt wurde. Als Ergebnis dieser Untersuchung wurde der Allgemeine Soziale Dienst (ASD) von sechs auf sieben Stellen erweitert, sowie ein Entwicklungs- und Controllingteam (ECT) eingerichtet, um flexibel auf die Gegebenheiten des Fachbereiches reagieren zu können.

 

Das ECT habe wahrgenommen, dass der ASD unter einer starken Belastung leide. Um zu prüfen, ob diese Belastung weiterhin zu verantworten sei, wurde eine externe Organisations- und Personaluntersuchung durch die GPA installiert. Auftrag der GPA war die objektive Bewertung des Fachbereiches.

 

Die Ergebnisse der Untersuchung wurden verwaltungsintern vorbesprochen. Herr Brüggemann machte deutlich, dass es sich zwar um abgestimmte Strukturen, aber nicht um vorformulierte Wunschergebnisse handle.

 

Frau Holm von der GPA stellte anhand einer Powerpointpräsentation (siehe Anlage 1) eine Zusammenfassung der Prüfungsergebnisse vor.

 

Neben der strukturierten Reflektion von Personaleinsatz, Leistungsorganisation, Qualität der Aufgabenerledigung und Finanzmitteleinsatz waren u. a. Fragen nach der Wirtschaftlichkeit der Leistungserbringung und der Optimierungsmöglichkeiten der Geschäftsprozesse Grundlage der Organisationsuntersuchung.

 

Im Folgenden wurden die Ergebnisse der einzelnen Bereiche in Hinblick auf die Personalausstattung und denkbaren Optimierungsmöglichkeiten beleuchtet.

Fazit war, dass - unter Berücksichtigung von Personalverschiebungen - die Personalausstattung grundsätzlich auskömmlich ist.

 

Frau Scharrenbach dankte der GPA für den Bericht und regte zum einen an, dass die Präsentation der Niederschrift beigefügt werde und zum anderen, dass der Prüfungsbericht den Fraktionen für die interne Beratung zur Verfügung gestellt werde.

 

Dem Ergebnis, dass der Fachbereich offensichtlich nicht unterbesetzt sei, stehe sie positiv gegenüber.

 

Auf die Nachfrage von Frau Scharrenbach teilte Frau Holm mit, dass zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit und der Optimierung der Prozessabläufe zunächst keine Investitionen mit zusätzlichen Kosten verbunden wären. Eine Verschiebung des Personals sei aus Sicht der GPA ausreichend.

Herr Klanke fragte an, ob der Jugendhilfeausschuss über den weiteren Verlauf und über mögliche Umsetzungen informiert werde.

 

Auf Nachfrage von Frau Möller erklärte Frau Holm, dass die GPA überörtliche Prüfungen von ca. 50 mittleren Kommunen durchgeführt habe. Als Benchmark wurde die Kommune innerhalb der Vergleichskommunen ermittelt, die einen guten Wert gesteuert erreiche, d. h. dass die Kennzahlenergebnisse insgesamt stimmig seien und nicht nur durch z. B. eine gute Sozialstruktur erreicht wurden.

 

Die Berichte können den Fraktionen zur internen vertraulichen Beratung zur Verfügung gestellt werden, teilte Herr Brüggemann mit.

 

Auch wenn die Verwaltung nicht in allen Punkten mit der GPA übereinstimme, seien die grundsätzlichen Ergebnisse als positiv zu betrachten.

 

Die Umsetzung des Berichtes werde einige Zeit in Anspruch nehmen.

Der Jugendhilfeausschuss werde jedoch über Auswirkungen informiert werden.

 

Herr Güldenhaupt ergänzte, dass mit den Mitarbeitern des Fachbereiches Jugend intensive Diskussionen stattgefunden haben. Jedoch seien die Zahlen vom letzten Jahr teilweise schon wieder überholt. Ein Workshop zu fachlichen Fragestellungen in Hilfeplanverfahren werde in Zusammenarbeit mit den Landschaftsverband Westfalen-Lippe organisiert.

 

Die Einarbeitung von derzeit drei neuen Kollegen im ASD verstärke den bestehenden Arbeitsdruck.

 

Herr Brüggemann gab bekannt, dass im Bereich der Wirtschaftlichen Jugendhilfe ursprünglich 4,5 Millionen € veranschlagt wurden. Dieser Ansatz wurde um  500 T€ reduziert, da durch eine konsequente Weiterentwicklung von ambulanten Hilfen Heimunterbringen vermieden werden sollten. Er habe die Absenkung der Mittelanmeldung des Fachbereichs auf 4,0 Millionen € nach Erörterung mit der GPA veranlasst.

 

Es zeichne sich bereits ab, dass dieser Ansatz nicht auskömmlich sei. Es werden mindestens 200 T€ mehr benötigt. Nach der Sommerpause werde dem Jugendhilfeausschuss genaue Zahlen und Hochrechnungen des Produktes „Hilfen für junge Menschen und ihre Familien“ vorlegt.

 

Trotz möglicher Sparvorhaben werde der Fachbereich verantwortlich im Sinne des Gesetzes handeln, um das Kindeswohl zu schützen, betonte Frau Dyduch.

 

Das der Ansatz des Produktes „Hilfen für junge Menschen und ihre Familien“ nicht genau planbar sei, hänge mit der menschlichen Entwicklung zusammen, die sich nicht im Vorfeld in Fallzahlen messen ließe. Der verstärkte Einsatz von Profifamilien könne ein Option für die Zukunft seien, teilte Frau Scharrenbach mit.

 

Herr Brüggemann informierte, dass der Förderverein für Jugendhilfe (FörJu) Personal flexibel einsetzten könne, um kurzfristig auf besondere Situationen zu reagieren. Die Kosten in Höhe von 100 T€ für den Förderverein helfe dem Produkt „Hilfen für junge Menschen und ihre Familien“ Kosteneinsparungen zu erzielen.

 

Herr Güldenhaupt berichtete, dass der Bereich Pflegekinderdienst bereits um eine Stelle erweitert wurde. Ziel sei es, Heimkosten möglichst zu reduzieren, denn der Fachbereich fahre weiterhin die Linie: „ambulant vor stationär“.

 

Abschließend teilte Frau Dyduch mit, dass das Material der GPA dem Ausschuss bzw. den Fraktionen zur Verfügung gestellt werde.