Herr Dr. Frank Siebert, Geschäftsführer der Trinuts GmbH, bedankte sich für die Einladung und erläuterte anhand einer Präsentation das Modul kitaVM zur digitalen Planung und Vergabe von Kinderbetreuungsplätzen in Einrichtungen, das als reine Elternplattform konzipierte Modul mykitaVM sowie das Verwaltungs- und Abrechnungsmodul für die Tagespflege, kitaTP. Es sei ohne ein zentrales Vergabesystem für die Eltern, Einrichtungen und Kommune schwierig, das Vergabeverfahren effizient und mit einer hohen Qualität abzuwickeln. Zudem bestünde ein großer Verwaltungsaufwand innerhalb der Einrichtungen, zeitaufwendiger Kommunikationsbedarf mit den Eltern und durch Listenabgleiche der Einrichtungen untereinander. Die Verwaltungen seien darüber hinaus während des Verfahrens eine sehr lange Zeit oft nur bedingt auskunftsfähig, inwieweit Anmeldungen analog zu den Daten aus dem Einwohnermeldewesen erfolgt seien oder ob darüber hinaus Doppelanmeldungen vorlägen. Zu beheben sei dies mit einem zentralen Datenpool, wie den kitaVM-Modulen.

 

Mithilfe des Elternportals mykitaVM könnten Eltern eine Allgemein-, Entfernungs- oder auch Schlagwortsuche der Kindertageseinrichtungen vornehmen und sich diese gefiltert auf einer Karte anzeigen lassen. Nach dem Aufruf einer Einrichtung würden Standardinformationen wie Ansprechpartner, Öffnungszeiten, Adresse sowie Erreichbarkeit im ÖPNV angezeigt. Darüber hinaus könnten auch weitere von den Einrichtungen frei gestaltbare Informationen und Fotos angezeigt werden, mit denen sich die jeweiligen Einrichtungen präsentieren und vorstellen möchten. Nach Auswahl interessanter und in die engere Auswahl kommender Einrichtungen könnten sich die Eltern mittels Benutzernamen sowie selbstgewähltem Passwort registrieren, die persönlichen Daten eingeben und die Einrichtungen in der gewünschten Reihenfolge priorisieren. Da die Registrierung im Rahmen eines Familienkontos erfolge, sei auch die Erfassung mehrerer Kinder möglich. Die eingegebenen Daten und Vormerkungen könnten im Anschluss angezeigt, heruntergeladen, ausgedruckt und per Schnittstelle an kitaVM übermittelt werden.

Bei kitaVM handele es sich um die von den Einrichtungen, Trägern und der Kommune genutzte Planungs- und Vergabeplattform. Angepasst an diese unterschiedlichen Akteure sei auch das Portal aufgebaut, so dass nutzerspezifisch auch nur die zur jeweiligen Aufgabenerfüllung erforderlichen Informationen bzw. Funktionen sichtbar und nutzbar seien.

Herr Siebert wies zudem darauf hin, dass jeder Punkt im System konfigurierbar sei und dementsprechend auf jede Art von organisatorischer Regelung in einer Kommune reagiert werden könne.

Genereller Dreh- und Angelpunkt seien die Wartelisten. Die Kommune hätte die Möglichkeit alle Wartelisten einzusehen, zu filtern und auszuwerten, die Einrichtungen könnten dies nur mit der jeweils eigenen. Kinder, die in ganz dringenden Fällen sofort einen Betreuungsplatz benötigten, sogenannte Notfallkinder, könnten von der Kommune einrichtungsübergreifend und rot markiert auf alle Wartelisten gesetzt werden um die Chance auf eine schnelle Versorgung zu erhöhen.

 

Anschließend fasste Herr Siebert stichpunktartig einige Vorteile der drei Module zusammen. Hierzu gehöre die Zertifizierung des Informationssicherheitsmanagementssystems, die Anpassung an die jeweiligen Kundenprozesse, die flexible und zügige Einführung des Systems, kompakte halbtägige Schulungen mit Workshop-Charakter für die Einrichtungen, ein Online-Handbuch mit entsprechenden Handouts, ein eigener Kundensupport, Serverstandorte in Deutschland sowie Ideenfindungen zur Weiterentwicklung im Rahmen jährlicher Anwendertreffen. 

 

Zur Vorstellung des Moduls kitaTP erläuterte Herr Siebert zuvor beispielhaft bestehende Problematiken in drei Abwicklungsbereichen der Kindertagespflege. Das umfangreiche Dokumentenhandling und die Kontrolle ablaufender Fristen und Gültigkeiten sei sehr komplex und führe zu einer mangelnden Übersicht. Zudem sei das Abrechnungsverfahren in der Kindertagespflege durch hohe Wechselraten, unterschiedliche Abrechnungsmodelle sowie wechselnde Parameter - z.B. Änderung der Betreuungsstundenanzahl oder benötigte Randzeitenbetreuung - extrem kompliziert. Wichtig für die Vermittlung von Kindertagespflegeplätzen sei auch ein Überblick über verfügbare Betreuungskapazitäten. Optimierungsbedarf gäbe es überdies im Bereich der aufwendigen Statistikübertragung ins IDEV-Portal.

KitaTP vereinfache all dies durch ein übersichtliches Ampelsystem ablaufender Fristen, mit parametergeprüften Einzel- und Sammelabrechnungen, durch einen Belegungsplan mit entsprechendem Hinweis bei Überbelegung und einer direkt ins IDEV-Portal exportierbaren Statistikdatei.

 

Frau Bartosch bedankte sich für die informativen Ausführungen und fragte an, ob Eltern, deren Anmeldewünsche bereits bei der Kita hinterlegt seien, sich nach der Umstellung auf das neue System erneut online anmelden müssten.

 

Laut Herrn Dr. Siebert sei dies abhängig vom Kundenwunsch, also der Kommune. Hier sei erläuternd zu ergänzen, dass das Elternportal mykitaVM nicht verpflichtend genutzt werden müsse, sondern eine Eingabe in kitaVM auch durch die Einrichtung erfolgen könne, sobald die Eltern dort vorstellig würden.

 

Auf die Rückfrage von Frau Bartosch, ob sich demnach in ihrer Einrichtung außer einem Mehraufwand durch das Einpflegen der Daten in kitaVM nichts ändere, antwortete Herr Dr. Siebert, dass die bisher auch erfolgten Dateneingaben, beispielsweise in einer Excel-Tabelle, lediglich durch die Erfassungen in kitaVM ersetzt würden.

 

Frau Möller erkundigte sich, ob es zur Vereinfachung für die Eltern Übersetzungsfunktionen in andere Sprachen in mykitaVM gäbe.

 

Herr Dr. Siebert gab an, im Laufe des nächsten Jahres würden zumindest die Erläuterungen in den Portalen übersetzt. Es gäbe als überbrückenden Zwischenschritt bereits die Möglichkeit, die vorgestellten Infoblätter mehrsprachig auf der Webseite zu verlinken. In der Umsetzung schwierig sei die Übersetzung der durch die Einrichtungen frei gestaltbaren Inhalte in mykitaVM. Voraussichtlich im nächsten Sommer könne hierbei mittels eines freien Übersetzungsdienstes per Knopfdruck die Sprache geändert werden. Das Risiko von möglichen Übersetzungsfehlern müsse jedoch bedacht werden.

 

Des Weiteren wurde nach eventuell vorhandenen Schnittstellen zu den in den Einrichtungen aktuell genutzten Systemen gefragt. Schnittstellen seien laut Herrn Dr. Siebert vorhanden, die Daten könnten mithilfe eines Exportprogramms in kitaVM eingespielt werden, eine händische Neueingabe sei nicht erforderlich.

 

Frau Brückel bat um Mitteilung, ob die Plattform barrierefrei, also in leichter Sprache verfügbar sei.

 

Herr Dr. Siebert erläuterte, dass zwischen den Begrifflichkeiten unterschieden werden müsse. Laut einer Untersuchung sei das System per offizieller Definition zu 98,5 % barrierefrei. Die einfache Sprache sei jedoch noch nicht integriert, es gäbe allerdings Kunden, die das Portal direkt in einfacher Sprache verfasst hätten. Hilfsweise könne ein Infoblatt in einfacher Sprache verlinkt werden, um die Funktionalitäten des Systems vereinfacht zu erklären.

 

Frau Kappen wies ergänzend darauf hin, dass die Träger und Einrichtungsleitungen selbstverständlich bei den weiteren Schritten informiert und mitgenommen würden. In gemeinsamen Gesprächen könne auf einrichtungsspezifische Besonderheiten und Anpassungsmöglichkeiten eingegangen, aber auch trägerübergreifende einheitliche Standards festgelegt werden.

 

Die Verwaltung sei laut Frau Brückel in der letzten Sitzung des Jugendhilfeausschusses per Beschluss beauftragt worden, eine geeignete Software-Lösung zur Online-Anmeldung vorzubereiten. Es ergäben sich daraus die Fragestellungen, welche Programme gesichtet worden seien, welcher Personenkreis diese Sichtungen vorgenommen habe, wo die Verwaltung den besonderen Vorteil der Trinuts-Software sehe, inwieweit hierbei partizipativ mitgearbeitet werden könne, welche Kosten für diese Software entstünden und wie die Folgekosten kalkuliert würden.

 

Herr Gibbels gab an, dass Fachkräfte aus den Bereichen Jugendhilfeplanung, Kindertageseinrichtungen und er selbst an dem Vergleich verschiedener Programme mitgewirkt hätten. Die Hauptbegründung für die vorgestellte Software sei die Möglichkeit der Priorisierung der Einrichtungen durch die Eltern gewesen. Kein anderes gesichtetes Programm habe diese Möglichkeit angeboten. Der Kostenrahmen sei vergleichbar mit anderen Programmen. Herr Dr. Siebert erklärte, zu Beginn der Einführung entstünden Schulungskosten sowie pauschale Kosten zur Einrichtung der Token. Im Rahmen einer festgelegten und mit steigender Anzahl sinkenden Preisstaffelung erfolge eine vierteljährliche Abrechnung ausschließlich nach Zusagen. Support-, Update- und Wartungskosten seien vollständig im Zusage-pro-Kindkopf-Preis enthalten, der somit auch die alleinigen Folgekosten abbilde.

 

Frau Bartosch fragte diesbezüglich, ob die Verwaltung die kompletten Kosten übernähme oder eine Umlage auf die Träger erfolge.

 

Laut Herrn Gibbels trage die Verwaltung die Kosten.

 

Auf eine Rückfrage von Frau Brückel, ob auch Kosten für eine Anmeldung entstünden, antwortete Herr Dr. Siebert, dass ausschließlich Zusagen abgerechnet würden.

 

Frau Klanke bat um Auskunft, ob und inwieweit es eine systemseitige Plausibilitätsprüfung gäbe, um versehentliche Falsch- oder Mehrfachanlagen von Kindern durch die Eltern zu vermeiden.

 

Herr Dr. Siebert erläuterte, die Einrichtung müsse bei der Vorsprache der Eltern vor der Ersterfassung in kitaVM oder zur Übernahme des Kindes aus dem Elternportal immer erst vorlaufend eine Suche durchführen, ansonsten sei keine Anlage der Kinddaten möglich. In den Suchergebnissen könne direkt erkannt werden, ob das Kind bereits im System existiere oder ähnliche Namenseinträge vorhanden seien. Hierdurch könnten vor Ort im persönlichen Gespräch mit den Eltern Unklarheiten oder Missverständnisse direkt geklärt werden. 

 

Müsse, sofern eine Familie bereits in einer Einrichtung vorstellig geworden und erfasst worden sei, eine weitere aufgesuchte Kita die Daten erneut eingeben, erkundigte sich Frau Brückel.

 

Herr Dr. Siebert erklärte in Beantwortung der Frage die empfohlene Vorgehensweise zur Anmeldung der Kinder, mit oder ohne Nutzung des Elternportals mykitaVM: Die Eltern informieren sich, priorisieren anhand der eigenen Wünsche und werden in der Einrichtung mit der Priorität 1 vorstellig. So werde auch sichergestellt, dass eine kompetente Fachkraft den Entwicklungsstand des Kindes persönlich beurteilen kann. Die Ersterfassung der Daten oder die Übernahme aus mykitaVM müsse lediglich bei der erstbesuchten Kita erfolgen.

 

Frau Möller erkundigte sich, wie das Zusageverfahren auf Grundlage der Eltern-Priorisierungen genau funktioniere.

 

Herr Dr. Siebert führte aus, dass die Abwicklung in gestaffelten, zeitgesteuerten Zusagerunden erfolge. Hierfür lege die Verwaltung im Vorfeld fixe Termine fest. Als Beispiel könne die erste Zusagerunde am 1. Februar ausschließlich mit den Priorität-1-Kindern starten. Daraufhin erhielten die Eltern eine bestimmte Frist, um sich zurückzumelden und den zugesagten Betreuungsplatz verbindlich anzunehmen. Nach der Annahme befinde sich das Kind nicht mehr auf der Warteliste. Zwei Wochen später erfolge die Freischaltung der zweiten Runde, in der die Priorität-2-Einrichtungen eine Auswahl der Kinder vornehmen können. Letztlich gäbe es noch eine dritte Runde für die restlichen Prioritäten.

 

Hinsichtlich des avisierten Starts des neuen Anmeldeverfahrens in 2022 bat Herr Langner um Auskunft darüber, ob Eltern, die ihre Kinder bereits angemeldet hätten, sich erneut vormerken lassen müssten, es demnach übergangsweise parallele Systeme gäbe.

 

Herr Gibbels antwortete, das Problem sei erkannt worden und werde derzeit mit verschiedenen Varianten diskutiert.

 

Herr Dr. Siebert bestätigte die von Herrn Kusber angefragte Möglichkeit zur Löschung des Familienkontos seitens der Eltern.

 

Frau Brückel bat um Angabe, was zusammengefasst der große Vorteil des digitalisierten Anmelde- und Vergabeverfahrens sei.

Der erste Vorteil sei laut Herrn Dr. Siebert die Zeitersparnis der Einrichtungen bei der Datenerfassung, der zweite Vorteil sei der Wegfall der sehr zeitaufwendigen Kommunikation zwischen den Einrichtungen zu den einzelnen Platzvergaben.

Durch das zentrale Verfahren könne überdies auch rechtzeitig erkannt werden, wo Betreuungsbedarfe nicht gedeckt würden und Maßnahmen geplant werden.

 

Laut Frau Kappen würden Eltern aus Sorge keinen Kindergartenplatz zu bekommen, auch in Einrichtungen vorsprechen, die eigentlich nicht den Wunschvorstellungen der Eltern entsprächen. Einzig und allein um die Chancen auf die Versorgung mit einem Betreuungsplatz zu erhöhen. Durch das vorgestellte Verfahren profitierten sowohl die Eltern als auch die Einrichtungen davon, dass der mit diesen Gesprächen verbundene Zeitaufwand entfiele.