Beschlussvorschlag:

Der Rat der Stadt Kamen stimmt der Änderung der öffentlich-rechtlichen-Vereinbarung über die Bestellung eines gemeinsamen Datenschutzbeauftragten zu.

Sachverhalt und Begründung (einschl. finanzielle Möglichkeit der Verwirklichung):

Im März 2013 trat die öffentlich-rechtliche Vereinbarung über die Bestellung eines gemeinsamen Datenschutzbeauftragten zwischen der Kreisstadt Unna und dem Kreis Unna, der Gemeinde Bönen, der Stadt Fröndenberg/Ruhr, der Gemeinde Holzwickede, der Stadt Kamen, der Stadt Selm und der Stadt Werne in Kraft.

Die öffentliche-rechtliche Vereinbarung enthält u. a. Regelungen zum Umfang der eingesetzten Personalressourcen, der Ausweisung der Stelle des Datenschutzbeauftragten sowie zur Verteilung der entstehenden Personal- und Sachkosten.

Seit 2013 haben sich Änderungen im Zusammenhang mit der Tätigkeit des Datenschutzbeauftragten ergeben, die eine Änderung der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung erforderlich machen.

Ausweitung der personellen Ressourcen

Im Laufe der Tätigkeit des Datenschutzbeauftragten führte die Qualität der Aufgabenwahrnehmung, die für Beratungszwecke erforderliche zeitnahe Verfügbarkeit und die bedarfsgerechte Präsenz des gemeinsamen Datenschutzbeauftragten zu weiteren Kooperationsanfragen durch die Unnaer Kreis-Bau- und Siedlungsgesellschaft (UKBS) sowie die Gesellschaft für Wertstoff- und Abfallwirtschaft Kreis Unna mbH (GWA).

Seit Inkrafttreten der öffentlich-rechtlichen Vereinbarungen hat sich zudem durch gesetzliche Änderungen ein veränderter Arbeits- und Zeitaufwand für die Wahrnehmung der Aufgabe des Datenschutzes ergeben. Insbesondere hervorzuheben ist hier die Datenschutz-Grundverordnung, die im Mai 2016 in Kraft trat und seit Mai 2018 anzuwenden ist.

Die gestiegene zeitliche Inanspruchnahme des Datenschutzbeauftragten u. a. für die o. a. Gesellschaften führte in 2017 zu einer Stellenausweitung um 0,5 VZÄ. Die Kosten für die zusätzliche halbe Stelle werden derzeitig anteilig von der GWA, der UKBS, dem Jobcenter, der Kreisstadt Unna sowie dem Kreis Unna übernommen.

Jedoch können trotz der Stellenausweitung wichtige Aufgabenfelder, in denen die Partnerverwaltungen aufsichtsbehördlich leicht angreifbar sind, infolge der gestiegenen Arbeitsbelastung nicht mit dem dafür erforderlichen Ressourceneinsatz erledigt werden. Spätestens seit Inkrafttreten der DatenschutzGrundverordnung trat eine personelle Unterversorgung in dem Aufgabenbereich zutage. Die Bearbeitungszeit von Datenschutzfragen stieg von zuvor wenigen Tagen auf mehrere Monate an. Für die Partnerverwaltungen mussten allein 120 Verträge über eine Auftragsdatenverarbeitung geprüft und Datenschutz-Grundverordnungskonform angepasst werden.

Der Aufgabenbereich des Datenschutzbeauftragten soll zudem zukünftig auf die Unnaer Kreis-Bau- und Siedlungsgesellschaft mbH, die Gemeinnützige Gesellschaft für Suchthilfe im Kreis Unna mbH sowie den VHS-Zweckverband Kamen-Bönen erweitert werden.

Die personellen Ressourcen sollen daher um einen weiteren Stellenanteil im Umfang von 0,5 VZÄ ausgeweitet werden Für die Aufgabe des Datenschutzes werden somit zukünftig insgesamt 2,0 VZÄ zur Verfügung stehen. Damit ist sowohl der Vertretungsfall als auch der durch gesetzliche Änderungen und neue Aufgaben entstandene Arbeitsaufwand abgedeckt.

Stellenausweisung

Die Stelle des Datenschutzbeauftragten wird seit dem Stellenplan 2016 nach Besoldungsgruppe A 13 g.D. ausgewiesen.

Die Anhebung der Stelle erfolgte im Einvernehmen zwischen der Kreisstadt Unna und dem Kreis Unna auf Basis einer sachgerechten Stellenbewertung.

Die Differenz des Aufwands zwischen den Besoldungsgruppen A 12 und A 13 g. D. wurde bisher anteilig von der Kreisstadt Unna, dem Kreis Unna und dem Jobcenter getragen. Mit der Änderung der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung soll der entstehende Personalaufwand anteilig auf alle teilnehmenden Kommunen verteilt werden.

Abrechnungsverfahren

Im Zuge der Änderung der öffentlich-rechtlichen Vereinbarung soll ebenfalls der Schlüssel zur Verteilung der Personal- und Sachkosten umgestellt werden.

Bisher wird der entstehende Personalaufwand anhand der von den Kommunen übermittelten Anzahl der Büroarbeitsplätze verteilt. Hier soll zukünftig auf eine Verteilung nach Vollzeitäquivalenten des jeweils aktuell gültigen Stellenplans umgestellt werden. Dies führt zu einer verbesserten Transparenz und Verbindlichkeit der Abrechnung, da die vollzeitverrechneten Planstellen ohne weiteren Erhebungsaufwand den jeweiligen Haushaltssatzungen der Städte und Gemeinden entnommen werden können.

Die Stellenanteile der Gemeinnützigen Gesellschaft für Suchthilfe im Kreis Unna mbH sollen dabei auf die Gesamtstellen des Kreises Unna aufgeschlagen werden; die Stellenanteile des VHS-Zweckverbandes Kamen-Bönen werden bei der Stadt Kamen berücksichtigt.

Für die Gesellschaft für Wertstoff- und Abfallwirtschaft Kreis Unna mbH, die Unnaer Kreis-Bau- und Siedlungsgesellschaft mbH, die Wirtschaftsförderungsgesellschaft für den Kreis Unna mbH sowie das Jobcenter wird eine pauschale Abgeltung der Leistungen vereinbart.

Personalkosten (1 x A13, 0,5 x E10, 0,5 x A11)                258.040,00 €

./. Anteil GWA                                                                       10.000,00 €

./. Anteil UKBS                                                                        7.500,00 €

./. Anteil WFG                                                                          7.500,00 €

./. Anteil Jobcenter                                                                30.000,00 €

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Anteil Kommunen                                                               203.040,00 €

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Auf Grundlage der Planstellen des Jahres 2019 ergibt sich folgende Kostenverteilung:

*           inkl. Stellen für die Gemeinnützige Gesellschaft für Suchthilfe im Kreis Unna mbH
**         inkl. Stellen für den VHS-Zweckverband Kamen-Bönen

***        VZÄ = Vollbeschäftigtenäquivalent, Hilfsgröße bei der Messung von Arbeitszeit

Die erforderlichen Mittel stehen unter der Buchungsstelle 11.08.01.529100 zur Verfügung.

Anlagen:

- Vereinbarung