Beschlussvorschlag:

In den Produkten 21.01.01 bis 21.01.05 – Anschaffung Hardware Schulen – wird für die Maßnahme 0080  im Haushaltsjahr 2017 ein Betrag in Höhe von bis zu 120.000 € wie folgt überplanmäßig bereitgestellt:

21.01.01/0080.782600                        37.200 €

21.01.02/0080.782600                        13.300 €

21.01.03/0080.782600                        13.300 €

21.01.04/0080.782600                        26.100 €

21.01.05/0080.782600                        30.100 €

Sachverhalt und Begründung (einschl. finanzielle Möglichkeit der Verwirklichung):

Die Kopierer in den Schulstandorten befinden sich im Eigentum der Stadt Kamen und werden zurzeit von der Firma ILH gewartet. Der Wartungsvertrag wurde seitens der Firma zum 31.12.2017 gekündigt.

Ein zuverlässiges und gut funktionierendes Kopier- und Druckkonzept ist für den reibungslosen Schulbetrieb elementar. Die gekauften Kopierer sind Ende 2017 bis auf kleine Restwerte ver­mögenstechnisch abgeschrieben.

Mit dem alten Kopiererbestand ist eine wirtschaftliche Wartung durch eine andere Firma nicht realisierbar. Dies macht die Neuanschaffung von 20 Kopierern/Lizenzen inkl. Wartungsvertrag notwendig.
Mit dieser Neuanschaffung besteht gleichzeitig die Möglichkeit, das Kopiererkonzept hinsichtlich Drucksicherheit bzw. Datenschutz (wie im Rathaus das Drucken mit Berechtigungschip) und Verwaltung der Kopierer im IT-Netz (z.B. Benutzerverwaltung, Kostenrechnung und Volumen­begrenzung) neu auszurichten.

Die IT-technische Verwaltung und Steuerung der Kopierer ist eigentlich nur über einen extra eingerichteten Druckserver pro Schulstandort zu realisieren. Diese pro Schule betriebenen Server würden aber unverhältnismäßig hohe zusätzliche Lizenz- und Betriebskosten verursa­chen.

Eine kostengünstige Alternativlösung wäre die Anbindung der Schulkopierer an den vorhande­nen Druckserver im Rathaus. Diese Anbindungen könnten über gesicherte Internetleitungen realisiert werden.

Es wird pro Kopierer nur eine zusätzliche Lizenz für den Rathausserver benötigt. Die Pflege und Betreuung des Rathausservers wird weiterhin von einem Mitarbeiter der Rathaus-IT sicherge­stellt. Somit fallen keine zusätzlichen Supportkosten durch Dritte an.

Da der Druckerserver herstellerabhängig ist, müssen die Kopierer und die Lizenzen, wie auch im Rathaus, von der Fa. Konica/Minolta bezogen werden.

Folgendes Angebot (30.05.2017) der Fa. Konica/Minolta liegt vor:

-           Vertragsbeginn: 01.09.2017
-           Lieferung und Installation: 1. KW im August 2017 (Umstellung Sommerferien)
-           Monatliche Wartungspauschale bei einer Laufzeit von 60 Monaten 273,70 € brutto
-           55.000 Freiseiten S/W A4 pro Monat
-           Preis je Folgeseite A4 0,0045 € brutto
-           Kaufpreis für 20 Kopierer und Lizenzen von 117.310,20 € brutto

Das Angebot ist auf ein Druckvolumen von ca. 3,5 Mio. Druckseiten A4 pro Jahr ausgelegt.

Eine Ver­gabeausnahme (Anschaffung ohne Ausschreibung) wurde von der Vergabestelle vor­behaltlich des Ratsbeschlusses in Aussicht gestellt.

Für einen reibungslosen Übergang zum Schuljahreswechsel hat die Fa. Konica/Minolta die Lie­ferung und Installation der Kopierer für die 1. KW August 2017 (Sommerferien) zugesagt. Durch den zeitigen Wechsel in 2017 kann das Risiko teurer Reparaturen an den alten Kopierern (im alten Vertrag sind Defekte an Elektronikteilen nicht abgedeckt) vermieden werden.

Die überplanmäßige investive Mehrausgabe in Höhe von bis zu 120.000 € wird durch eine ent­sprechende investive Minderausgabe im Haushaltsjahr 2017 bei der Buchungsstelle 25.02.01/0582.783100 (Umbau Käthe-Kollwitz-Schule) gedeckt.